Sei es aus beruflichen Gründen, für Auslandssemester oder Au-pair Aufenthalte: Wer langfristig im Ausland bleibt, benötigt in der Regel öffentliche Urkunden und Dokumente, die auch international rechtlich anerkannt sind. Dafür müssen diese mit einer Apostille oder einer Legalisation versehen werden. Hier erfahren Sie Hintergründe:

Die Beglaubigung für das Ausland

Deutsche öffentliche Urkunden sind hierzulande anerkannt, im Ausland jedoch haben sie vielfach keine Gültigkeit, ohne eine Apostille bzw. eine Legalisation. Diese Form der Beglaubigung gewährleistet die internationale Anerkennung der öffentlichen Urkunden und Dokumente. In erster Linie betroffen davon sind etwa Personenstandsurkunden, Gerichtsdokumente oder Zeugnisse. So benötigt man etwa häufig eine Apostille für Geburtsurkunden, für Heirats- oder Sterbeurkunden. Außerdem werden Apostillen für notarielle Urkunden, Meldebescheinigungen und Gerichtsurteile ausgestellt. Im internationalen Geschäftsverkehr erfolgt zudem recht oft die Beglaubigung von Handelsregisterauszügen.

Der Unterschied zwischen Apostille und Legalisation

Eine Apostille bzw. eine Legalisation bestätigt die Echtheit von Urkunden, deren Inhalt sowie des verwendeten Stempels bzw. des Siegels. Zuständig dafür ist das jeweilige Konsulat oder die Botschaft des Landes, in welchem die Beglaubigung im Anschluss Anwendung findet. Bevor jedoch die gültigen Endbeglaubigungen ausgefertigt werden, müssen häufig Vorbestätigungen durch die deutschen Behörden erfolgen. Um diesen komplizierten bürokratischen Prozess abzukürzen und den internationalen Rechtsverkehr zu vereinfachen, hat man im Haager Übereinkommen von 1961 die sogenannte Apostille einführt. Staaten, die diesem Abkommen beigetreten sind, derzeit sind es 108, können durch ausgewählte Behörden Dokumente und Urkunden für das Ausland in Form eine Apostille beglaubigen.

Gut zu wissen:

• Für die Ausstellung einer Apostille oder Legalisation müssen immer die originalen Dokumente und Urkunden vorliegen.
• Mitunter ist eine Übersetzung der Urkunden erforderlich. Die Apostille bzw. Legalisation muss dann auf dieser anstatt auf der Originalurkunde stattfinden.
• Originalunterlagen, die apostilliert wurden, finden direkte Anerkennung im Ausland, auch ohne Übersetzung.
• Für private Unterlagen, die nicht notariell beglaubigt wurden, werden keine Apostillen erteilt. Dies gilt beispielsweise für Testamente oder diverse Verträge. Erst durch eine notarielle Beglaubigung werden diese Dokumente zu öffentlichen Urkunden.
• Es ist hilfreich, Serviceunternehmen für die Beschaffung von Apostillen und Legalisationen zu beauftragen. Sie beraten umfassend und sind mit jeweiligen Anforderungen des ausländischen Staates vertraut bzw. kennen die diversen Sonderreglungen einiger Staaten.
• Das Auswärtige Amt hat auf seiner Homepage zudem hilfreiche Informationen zum Thema Apostille und Legalisation veröffentlicht.
• Elektronisch ausgestellte Handelsregisterauszüge werden nur apostilliert, wenn sie zusätzlich das Dienstsiegel sowie die Originalunterschrift des zuständigen Urkundsbeamten des jeweiligen Registergerichts tragen.

Fazit: Die Urkunden, welche für längere Auslandsaufenthalte vielfach benötigt werden, finden international nur Rechtsanerkennung, wenn sie mit einer Apostille bzw. Legalisation beglaubigt wurden. Für die Ausstellung dieser durch die deutschen Behörden bzw. die Konsulate und Botschaften des Ziellandes müssen die Originaldokumente vorliegen. Die Apostille kann nur in Ländern ausgestellt werden, die dem Haager Übereinkommen von 1961 beigetreten sind. Für alle anderen Staaten ist die aufwendigere Legalisation erforderlich.